1. Definició, origen i desenvolupament

GOAL, Gestió Oberta d’Arxius Locals, és una eina informàtica corporativa desenvolupada i proveïda per la Subdirecció General d’Arxius i Museus del Departament de Cultura destinada a la gestió de la documentació en fase administrativa d’ajuntaments de fins a 10.000 habitants amb l’objectiu de donar suport a les tasques de tramitació i d’arxiu de gestió. Es tracta, per tant, d’un instrument desenvolupat per complir amb l’article 7 de la Llei 10/2001 d’arxius i documents. L’objectiu final és, d’una banda, situar la gestió arxivística en paral·lel a la fase de tramitació, és a dir, ubicar-la en el mateix moment d’incoació de la documentació, i de l’altra, permetre una política controlada i regular de transferències als arxius de la XAC (Xarxa d’Arxius Comarcals) des de la doble perspectiva física i electrònica incorporant en aquest darrer cas la informació a l’aplicació GIAC (Gestió Integral d’Arxius Comarcals) a través del FID (Format d’Intercanvi de Dades).

L’aplicació ha estat desenvolupada per Julio Quílez, director de l’Arxiu Comarcal de l’Alt Urgell entre el 2009 i el 2013 per encàrrec d’Enric Cobo, cap del Servei de Coordinació General d’Arxius en el marc d’un procés estratègic de suport a la gestió documental de l’Administració local des de la XAC. En aquesta línia i paral·lelament al procés de desenvolupament, des del Servei de Coordinació General s’han organitzat diferents sessions de formació i difusió del programa destinats al personal vinculat a la XAC amb l’objectiu de difondre l’aplicació i ampliar la llista de requeriments retroalimentant el seu procés de desenvolupament: jornades de tecnificació (2010) i cursos incorporats al programa de formació del Departament de Cultura (2010 i 2011). Aquesta formació s’ha ampliat, de forma puntual, al personal de l’Administració local en el cas de la comarca de la Selva (desembre de 2012) a instàncies del director de l’Arxiu Comarcal de la Selva, Quim Carreras. En el procés de la redacció de la versió definitiva del manual d’administració i ús de l’aplicació —finalitzat a l’octubre del 2013— s’ha incorporat al projecte Salvador Cabré, director de l’Arxiu Comarcal de l’Alt Camp, amb la missió de donar suport a les tasques de manteniment, gestió i desenvolupament de GOAL.

En relació amb la seva implantació arreu de Catalunya, s’ha previst que es dugui a terme, de manera parcial, a partir del gener del 2014. En aquests moments, des del Servei de Coordinació General d’Arxius s’ha efectuat una prospecció per identificar, a través de la XAC, possibles municipis candidats amb el doble objectiu de dissenyar un pla de formació específic abans de la finalització de 2013 i un calendari d’instal·lació i seguiment a partir de l’inici del 2014.

2. Característiques i funcionalitats de GOAL

GOAL és un programari perifèric del sistema informàtic conformat per GIAC/GANC/Arxius en línia. S’ha desenvolupat partint de Microsoft Access 2003, el gestor de bases de dades en servei a tota l’Administració de la Generalitat de Catalunya. GOAL neix com un desenvolupament del FID, aplicació informàtica desenvolupada per l’Arxiu Nacional de Catalunya i que des de l’any 2007 esdevé l’estàndard d’interoperabilitat en la transferència de registres informàtics entre les administracions públiques i els arxius històrics de Catalunya. En sentit estricte, GOAL s’ha desenvolupat com una capa de gestió de tramitació i gestió avançada d’arxiu del FID, amb el qual manté i incorpora l’estructura i el format necessaris per garantir-ne la compatibilitat. Sense que GOAL invalidi la utilització exclusiva del FID en aquelles institucions on es troba implantat, la seva utilització converteix aquest darrer programa en el pont de migració a GIAC, tal i com es descriu en el gràfic següent:

Pel que fa a les funcionalitats de GOAL, el programa permet gestionar el cicle de vida de la documentació des del moment de la seva incoació fins a la fase de disposició ja sigui per transferència o per eliminació. Aquest procés queda reflectit a través de canvis d’estat assignats automàticament per l’aplicació (Tràmit, per arxivar, arxiu de gestió, transferit i eliminat) en funció d’un seguit d’operacions relacionades amb les tasques de gestió de l’expedient o bé a partir de l’execució de polítiques d’eliminació i transferència prèviament definides. Al seu torn, els estats condicionen determinades operacions i drets d’accés: és el cas, per exemple, dels expedients transferits a un arxiu històric en què l’usuari podrà accedir al contingut, però no podrà fer cap modificació de les dades (la custòdia depèn de l’arxiu de destinació).

L’aplicació informàtica s’estructura al voltant d’un seguit de mòduls interrelacionats que tenen com a eix vertebrador el quadre de classificació —permet l’automatització de determinats processos—, l’expedient —actua com un contenidor d’informació— i la unitat d’instal·lació —facilita les tasques d’ubicació d’unitats documentals, el càlcul dinàmic d’espai i la gestió de transferències. Exemples de mòduls són, dins de l’àmbit de suport a la tramitació, el d’intervinents, expedients i documents o l’agenda de tasques; en el cas de la gestió d’arxiu, destaquen el mòdul de sol·licituds documentals, gestió d’ubicacions, alta i manteniment del quadre de classificació o el de la gestió de la disposició per eliminació, entre d’altres. La raó de l’estructura modular obeeix a criteris d’ordre funcional, però també d’usabilitat i adaptació al canvi atès que permet una personalització de l’aplicació en funció dels perfils, preferències i coneixement de l’usuari; en aquest sentit, s’ha desenvolupat un administrador de mòduls que possibilita la seva habilitació o deshabilitació tant pel que fa a incorporació de dades, com a navegació i gestió de cerques i consultes. L’opció mínima d’habilitació permet gestionar únicament l’alta d’expedients i la seva instal·lació mantenint en tot moment el paral·lelisme amb el FID.

Una altra característica de GOAL és la gestió híbrida de la documentació. Els expedients són definits en tant que objectes físics a través de la definició del seu suport i format així com de la seva ubicació topogràfica, però també ho poden ser com a objectes virtuals a través de la creació de vincles als seus documents associats en suport digital. L’aplicació gestionarà com un únic objecte els expedients que presentin la doble manifestació física i virtual identificant-los amb l’etiqueta “Híbrid” i permetrà el seu accés de forma integrada i conjunta.

D’altra banda, GOAL disposa d’eines de creació i gestió massiva de dades. És el cas de l’alta massiva d’expedients i unitats d’instal·lació, les modificacions massives relatives a la reassignació topogràfica d’unitats d’instal·lació i reclassificació d’expedients, així com l’execució de la disposició i la gestió de transferències.

Finalment, el programa disposa d’un mòdul d’administració amb accés restringit a un únic administrador. L’àrea d’administració incorpora gairebé la totalitat de les opcions de parametrització de la base de dades, així com les eines per a la gestió dels processos crítics des del punt de vista de la integritat i la fiabilitat de la documentació: reclassificació massiva d’expedients, alta i modificació de taules d’avaluació, execució de la disposició i, en el cas de les transferències, la seva gestió així com la seva recuperació o anul·lació.

3. Manteniment i suport de GOAL

GOAL no disposa d’un servei centralitzat d’atenció a l’usuari responsable de la instal·lació, manteniment i millora. Aquest fet condiciona la necessitat de definir responsabilitats en relació amb els diferents perfils professionals implicats en la seva gestió:

1. Servei de Coordinació General d’Arxius: cedeix l’aplicació i, a través de la constitució d’un grup de treball especialitzat, dissenya, programa i gestiona la formació de formadors, prioritza requeriments de millora i actualitza l’aplicació informàtica.


2. Directors dels arxius comarcals: han de coordinar, formar i assessorar els municipis en relació amb la instal·lació i utilització de GOAL, així com recollir i traslladar el desenvolupament de nous requeriments especialment en aquelles institucions que hagin ingressat la seva documentació o les que tinguin previst de fer-ho.


3. Informàtics al servei dels ajuntaments: han de vetllar per la instal·lació correcta de la base de dades, el manteniment de l’estructura i el contingut de les carpetes definides al servidor o servidors, mantenint en tot moment els vincles definits amb l’aplicació informàtica. Finalment, és responsabilitat seva la transformació de la versió monousuària de l’aplicació en una versió multiusuària utilitzant les opcions que Microsoft Access proveeix per fer-ho.

4. Conclusions

La universalització de la tramitació electrònica, la conversió a formats digitals mitjançant l’escaneig de documentació analògica d’una banda, i la generació, encara molt destacada, de documentació en paper de l’altra, condicionen el desenvolupament d’aproximacions informàtiques híbrides de la gestió de la documentació des d’un punt de vista no exclusivament arxivístic, sinó integral, que incorporin tot el cicle de vida de la documentació. Aquesta gestió integrada s’ha de fer necessàriament a partir de la implantació de sistemes de gestió documental per part de les administracions amb l’impuls i la col·laboració ineludible dels arxivers. Aquesta implantació depassa consideracions exclusivament pragmàtiques ja que es converteix en una obligació regulada jurídicament a través de l’article 7 de la Llei 10/2001 d’arxius i documents. GOAL, en aquesta línia, és un intent, per part del Servei de Coordinació General d’Arxius, de superar els límits físics i institucionals dels arxius de la XAC per afavorir un tractament integrat i complet de la documentació des de la fase d’incoació administrativa, a través de l’evolució del FID d’eina exclusivament d’intercanvi de dades a aplicació orientada a la gestió documental.