La Secció de Gestió Documental i Arxiu està participant en els grups de treball interdisciplinaris creats al Departament de Territori i Sostenibilitat amb motiu del Pla de simplificació administrativa. Aquest Pla s’emmarca dins del Pla de Govern i del Pla d’implantació de la finestreta única empresarial (FUE) sorgits arran del Decret 106/2008, de 6 de maig, de mesures per a l’eliminació de tràmits i la simplificació de procediments per facilitar l’activitat econòmica, i se’n preveu la finalització l’any 2014.

L’objectiu és millorar els serveis que es presten a ciutadans, empreses i ens locals i millorar l’eficàcia i eficiència dels recursos disponibles a través de l’anàlisi, la revisió i posterior simplificació d’aquells tràmits i procediments que, per la seva incidència o repercussió, s’han establert com a prioritaris des del Comitè Director i el Comitè Executiu del Pla de simplificació.

El Pla porta implícit l’objectiu d’ampliar i generalitzar l’ús de les tecnologies de la informació i comunicació (TIC) com són l’ús de les plataformes d’intercanvi de dades, la incorporació de la signatura electrònica, els portals... en tots els procediments del Departament de Territori i Sostenibilitat amb la finalitat de facilitar el diàleg entre l’Administració i els usuaris, ja siguin ciutadans, empreses o ens locals. L’abast organitzatiu i funcional és molt ampli; hi participen, en menor o major grau, totes les unitats del Departament i tots els procediments que s’hi gestionen.

Per tenir una visió global dels tràmits, els procediments s’analitzen des de totes les vessants (procedimental, tecnològica, legal, documental), per aquest motiu els grups de treball estan formats per representants dels diferents àmbits: personal de la unitat administrativa que gestiona el procediment, un membre de l’àrea TIC, un de l’Assessoria Jurídica, un de Gestió Documental i Arxiu, i un de l’OGE (Oficina de Gestió Empresarial). Aquests grups interdisciplinaris estan dirigits i liderats des del Servei d’Organització.

La incorporació de les TIC en la tramitació planteja nous reptes a la gestió documental. Les tasques que hem desenvolupat s’han centrat en l’actualització dels instruments del sistema: revisió i actualització del quadre de classificació d’explotació, redacció de noves propostes d’avaluació, proposta de millores en el circuit documental i col·laboració en el redisseny dels circuits. Quan s’han incorporat solucions de la PICA en la tramitació, s’han estudiat les guies d’ús de les diferents eines utilitzades per incorporar en el model de dades dels sistemes les metadades que garanteixen una correcta gestió documental.

El coneixement adquirit en aquests grups també ens ha permès detectar necessitats de les unitats administratives en matèria d’arxiu i gestió documental més enllà dels aspectes tractats dins del Pla.

Des de la Secció de Gestió Documental i Arxiu fem una valoració molt positiva d’aquests grups de treball no només des del punt de vista professional i laboral, sinó també personal, ja que ens donen la possibilitat de conèixer i treballar amb companys del Departament amb els quals hauria estat molt difícil de coincidir per les especificitats dels llocs de cadascú.